Como Planejar o Atendimento a Emergências?

Diante de uma situação de emergência, o que as pessoas devem fazer em primeiro lugar? Quem acionar? Quais procedimentos adotar? Como superar situações adversas que evoluem rapidamente?

Cerca de 92% da população brasileira acha que o governo é o único responsável pela segurança e pela resposta a emergências. Mas a realidade é outra! Com dimensões continentais, o Brasil não tem condições de proporcionar uma resposta adequada e em tempo para todos.

Mas, de acordo com a NBR ISO 22320:2020, [5.2.3] convém que a organização: (a) antecipe o efeito em cascata; e (b) tome a iniciativa de fazer algo mais cedo, em vez de tardiamente. Ou seja, quanto mais rápido uma organização agir diante de uma emergência, menores serão os impactos para as pessoas, ativos, biomas e negócios da organização.

Toda organização, por meio de seus dirigentes, deve tomar decisões que garantam ações coordenadas e efetivas para o controle de emergências. Entretanto, as questões podem ser tão complicadas, o tempo tão exíguo, as perturbações tão invasivas, a agitação emocional tão forte ou a fadiga mental tão profunda que não temos condições cognitivas de agir de forma racional.

Então, como garantir o desempenho, quando as pessoas, sujeitas a desequilíbrios emocionais, possuem pouco conhecimento sobre os recursos disponíveis para gerenciá-los, aliado a um alto fluxo de informações inconsistentes e inconclusivas?

As situações de emergência requerem que a tomada de decisão seja muito rápida, desde o primeiro contato com o cenário. Sob tensão e contra o relógio, a compreensão e avaliação do cenário é importante e cada decisão afeta a eficácia das ações. O sucesso da resposta será viável se a organização tiver um Plano de Atendimento a Emergências previamente implementado, ativo e exercitado.

Para uma situação, como por exemplo “uma pessoa acometida por mal súbito”, a maioria das empresas não possuem um planejamento. Nem mesmo uma orientação indicando sobre como, quando e quem aciona o serviço médico, seja ele público (tipo o SAMU) ou privado (tipo área protegida contratada). Quiçá, como oferecer um suporte básico à vítima, até a chegada do suporte avançado acionado. Estas ações podem aumentar as chances de uma pessoa sobreviver. Mas, muitas empresas protelam a adoção de um plano, confiantes de que na hora “H” as decisões “certas” serão tomadas e que o socorro público chegará em tempo. E se não chegar?

O que se esquece, desconhece ou protele é que as empresas são as proprietárias dos riscos associados à sua ocupação. A responsabilidade pela resposta a emergências é compartilhada entre o governo e as organizações. Por este motivo, a preparação para emergências é um dos itens trazidos pelo GRO – Gerenciamento de Riscos Ocupacionais, imposto pela revisão mais recente da NR01. 

Segundo a revisão da NR01, [item 1.5.6.1] toda organização deve estabelecer, implementar e manter procedimentos de respostas aos cenários de emergências, de acordo com os riscos, características e circunstâncias das suas atividades. E mais, [item 1.5.6.2] que os procedimentos de respostas aos cenários de emergências devem prever: (a) os meios e recursos necessários para os primeiros socorros, encaminhamento de acidentados e abandono; e (b) as medidas necessárias para os cenários de emergências de grande magnitude, quando aplicável.

Mas, isto não é novidade. O termo PAE – Plano de Atendimento a Emergência foi introduzido no mercado pela Portaria MTb n.º 1.085, em 18 de dezembro de 2018. Ter um plano de emergência já era item obrigatório, por exemplo, nas normas NR10, NR13, NR19, NR20, NR22, NR29, NR30, NR33, NR35, NR36 e NR37.

Regulamentações publicadas pelos bombeiros militares, em seus respectivos estados, também exigem que as empresas tenham plano de resposta, para hipóteses de acidentes que envolvam incêndios. A NBR ISO 45001:2018, também possui uma cláusula dedicada a preparação e resposta a emergências.

O que é um Plano de Atendimento a Emergências?

É exatamente o que diz o nome: um Plano de Atendimento a Emergências. Uma vez que entendemos o que é uma emergência em seu sentido técnico, podemos construir um PAE que possa responder aos mais diversos cenários.

Emergência pode ser definida como o estágio de um incidente, que supera a capacidade imediata da organização o controlar, ocorrendo a interrupção das operações com capacidade de produzir vítimas ou danos em qualquer grau de comprometimento. Por sua vez, incidente é qualquer disrupção imprevisível e indesejada que foge da rotina operacional.

O PAE é justo este documento, que estabelece os procedimentos a serem seguidos antes, durante e depois.

O plano deve ser contínuo e dinâmico

Para cada cenário, recomenda-se que o PAE tenha um Procedimento Operacional de Resposta (POR) que, com base na NBR ISO 22320:2020, deve incluir:

É contínuo pelo fato de que o PAE deve sempre estar ativo, principalmente antes da ocorrência. O estado prévio, chamado de preparação, deve conter cronogramas de treinamentos e exercícios simulados, que permitam capacitar os envolvidos, testar a eficácia dos protocolos, rever os recursos e exercitar a coordenação e comunicação. Assim, o PAE prepara todos da organização para agirem da forma esperada diante dos cenários de emergência.

“Todos envolvidos com a empresa” inclui visitantes, terceiros e comunidade no entorno, se for afetada, mesmo que não possuam uma relação direta com a organização. Estes precisam estar contemplados no plano de emergência, sendo possível prever quem irá auxiliá-los, bem como determinar treinamentos de conscientização para isso. 

É dinâmico, pois o PAE sempre deve estar atualizado, revisto a cada ocorrência ou treinamento, principalmente os protocolos (estratégicos e operacionais) de atendimento, estabelecidos para cada cenário de emergência.

Segundo a NBR ISO 45001:2018 [Cláusula 8.2], “a organização deve estabelecer, implementar e manter um processo(s) necessário(s) para se preparar para e resposta a potenciais de situações de emergência, como identificado em 6.1.2.1”, item que trata da Identificação de perigos.

O conceito de cenário ou situação de emergência é mais amplo que hipótese acidental, tal como incêndio, explosão, vazamento de produtos perigosos. Cenário de emergência é descrito como um incidente que pode se desenvolver sob determinadas condições em um determinado ambiente, ou atividade, e que implicações que ele pode causar.

• A segurança dos respondedores;
• Os objetivos do atendimento;
• Informações sobre a situação, forma de  detecção e monitoramento;
• Alocação, rastreabilidade e liberação de recursos;
• Comunicações;
• Papéis e responsabilidades dos envolvidos;
• Relacionamento com outras organizações (públicas e privadas);
• Desmobilização;
• Diretrizes de registros e documentação.

Igualmente, os POR devem listar as pessoas, materiais e organizações disponíveis, sejam internos e externos, que podem ser empregados, solicitados ou contratados pela empresa. Estes recursos devem ser compatíveis com cada um dos possíveis cenários a serem atendidos.

O conceito de emergência diz que os incidentes são imprevisíveis, mas não inesperados

Portanto, com base na avaliação de seus riscos, toda empresa deve identificar os potenciais cenários de emergência, a fim de elaborar o PAE, fornecendo diretrizes, estratégias, informações e dados que permitam a adoção de procedimentos lógicos, técnicos e administrativos a serem adotados.

Como já deve imaginar, não é um documento simplório. O PAE é um documento estruturado que deve atender a requisitos específicos, como por exemplo a descrição, tipo de construção, dimensões e população presente na ocupação, além das principais atividades, riscos inerentes, e muito mais.

Sugere-se que as empresas incluam um time de coordenação de resposta a emergência no seu planejamento de emergência, com base num ICS, sigla em inglês para Sistema de Comando de Incidentes. Por outro lado, empresas mais simples, como um posto de gasolina, um escritório ou um comércio, podem adotar planos mais simples e objetivos. Como por exemplo, um guia disposto em uma página contendo os principais efeitos, ações e notificações de cada situação de emergência.

Nenhum PAE é igual a outro. Mesmo regulamentado,  cada empresa deve elaborar o seu plano de forma customizada, observando o seu tipo de negócio, operações, pessoas, produtos, localização, entorno, entre outros fatores.

O PAE pode ter como referência a ABNT. Apenas lembro que os os requisitos e procedimentos trazidos pela da NBR 15219:2020 são sugestivos e, por isso, recomendo que a empresa respeite as suas características, principalmente o seu sistema de gestão de documentos e a forma de publicação e comunicação interna para elaboração, implementação e manutenção do plano.

De acordo com a NBR ISO 45001:2018, a preparação e resposta a emergências requer que a empresa estabeleça, implemente e mantenha um processo para se preparar para situações de emergência e responder se ocorrerem. Se a resposta for combinada com outros processos de emergência, como os exigidos pela ISO 14001:2015 ou ISO 22301:2012, a empresa deve garantir que o PAE atenda a todos os potenciais impactos da SSO – Saúde e Segurança Ocupacional, e não presumir que os processos relacionados a segurança contra incêndio ou emergências ambientais, por exemplo, sejam suficientes.

O que realmente importa, é que convém toda organização [NBR ISO 22320:2020] se engajar no planejamento para emergências, constituindo um PAE que seja continuo e que contemple as seguintes atividades:

• observação;
• coleta, processamento e compartilhamento de informações;
• avaliação da situação, incluindo a previsão;
• planejamento;
• tomada de decisão e comunicação;
• implementação das decisões
• coleta de feedback e medidas de controle.

Esse fluxo é o que dará celeridade a todo o processo. É o que permitirá ao tempo de resposta ser minimizado, existindo uma maior chance dos erros serem evitados. Uma vez que os envolvidos conhecerão o fluxo das informações, a cadeia de notificações e as ações a serem adotadas.

O PAE garante uma ação rápida e eficiente, ajudando a preservar vidas, reduzir possíveis danos ao meio ambiente e evitar perdas patrimoniais, dando a certeza de que a prevenção será sempre a melhor resposta diante de uma emergência. 

Não ter o PAE elaborado, mais do que uma infração às normas de segurança, é uma indicação pública de que a empresa não tem um planejamento, não tem ninguém treinado e não tem uma estrutura pronta para situações de emergência.

Os danos causados por decisões equivocadas e ações desastrosas podem ser muito mais danosa do que os efeitos que o incidente sozinho produziria. Certamente, o negócio e a continuidade da organização serão colocados a prova.

Faço um alerta: o PAE não se trata de um modelo pronto e estático!

Como eu disse, o plano é personalizado, estabelecido, implementado e mantido de acordo com os riscos, características e circunstâncias das atividades da organização. O sucesso do PAE não está na forma em que ele é descrito, mas como é exercitado. Lembra que eu disse, que ele é um plano contínuo e dinâmico? O plano deve estar ativo o tempo todo, sendo exercitado e atualizado a todo momento.

A sua implementação e manutenção requer a montagem de um time multidisciplinar, composto por representantes de cada área da organização que podem ser envolvidas numa emergência: segurança, manutenção, recursos humanos, meio ambiente, manuseio, financeiro, jurídico entre outros. Acredite, toda área que necessita exercer alguma função, seja de ação ou apoio, deve participar do plano.

Se pretende implantar ou revitalizar algum plano, acredito que este post pode te dar uma boa orientação. Estamos a sua disposição para maiores esclarecimentos que julgar necessários.

A Mvalle Tech é uma empresa especialista em gestão de emergências. Os anos de experiência na elaboração e implementação de planos, bem como a capacitação de times estratégicos operacionais, em organizações dos mais variados setores da economia a credenciam.

A Mvalle Tech atua em conformidades com a NBR 15219 – Plano de Emergência Contra Incêndio – Requisitos e Procedimentos, NBR ISO 22320:2020 – Segurança e resiliência – Gestão de emergências – Diretrizes para gestão de incidentes, a  NBR ISO 45001 – Sistemas de gestão de segurança e saúde ocupacional e, agora, a NR01 – Disposições Gerais e Gerenciamento de Riscos Ocupacionais.

Somos compostos por especialistas em gestão de emergências e apoiamos os tomadores de decisões antes as suas hipóteses acidentais. Ter o apoio da Mvalle Tech na elaboração, disseminação e capacitação do Plano de Atendimento a Emergências é certeza do cumprimento de toda a estrutura do plano. Atuamos com qualidade com base nos procedimentos operacionais definidos: é o que tornará a sua organização capaz de responder rapidamente aos mais diversos cenários de emergências.

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